沟通管理的过程

 项目沟通管理包括：规划沟通管理、管理沟通、控制沟通

沟通及沟通管理的含义

  项目沟通管理建立在管理沟通的基础上，服务于项目管理及项目干系人的共同利益。它在人员与信息、思想、情感等项目因素之间建立关键联系，成为项目成功所必须的过程。项目沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息。

沟通的一般模型

  认知障碍产生于个人的学历、经历、经验等方面，不同的人对同一事物（信息源）有不同的认知。语义障碍也称为个性障碍，是指由于人们的修养不同和表达能力的差别，对于同一思想、事物的表达（理解）有清楚和模糊之分。

沟通的基本原则

1. 尽早沟通；


2. 主动沟通；


3. 内外有别；


4. 采用双方能接受的沟通风格；


5. 沟通的升级原则；

沟通途径条数的计算

沟通途径条数的计算公式：

沟通的分类

正式沟通和非正式沟通

  正式沟通是通过组织或项目团队规定的渠道进行的信息传递。如通知、指标、内部文件，以及规定的汇报制度、例会制度、报告制度、组织与其它组织之间的公函来往等。

  非正式沟通是通过非正式或个人渠道进行的信息传递，如项目成员之间私下议论某人某事、项目客户的临时电话询问等。

  正式沟通的优点：沟通效果好，比较严肃、约束力强、易于保密，并能使信息保持权威性。组织中的重要信息、文件以及决策的传达一般都采用这种方式；

  正式沟通的缺点：沟通速度慢，且由于信息的传递依靠组织系统层层传递，有可能造成信息失真或扭曲。

  非正式沟通是正式沟通的补充，具有传播速度快、信息比较准确、沟通效率更高的优点。

纵向沟通与横向沟通

  纵向沟通包括上行沟通和下行沟通，横向沟通与称为平行沟通。

  上行沟通是下级信息传达给上级的一种由下而上的沟通，主要表现为提交绩效报告、建议、请示等供上级审阅或批示。

  下行沟通是上级将信息传达给下级的一种由上而下的沟通，是上级向下级发布命令、计划、政策、规定和批示的过程，其正式行文格式有通知、命令、批复等。

  横向沟通包括组织中各平行部门之间的信息交流和处于不同层次的没有直接隶属关系的组织或成员之间的沟通，其正式行文格式主要是函件。

口头沟通、书面沟通及非言语沟通

绩效报告

  绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。绩效报告常包括以下内容： 项目的进展和调整情况；项目的完成情况；项目的总收入、资金到位情况；项目的资金实际支出情况；项目的主要收益情况；财务制度执行情况；项目团队各职能团队的绩效；项目执行中存在的问题及改进措施。

绩效报告记忆口诀：进展——资金——效益——制度——团队——问题

高效会议注意事项

1. 事先制订一个例会制度；


2. 放弃可开可不开的会议；


3. 明确会议的目的和期望结果；


4. 发布会议通知；


5. 在会议之前将会议资料发给参会人员；


6. 可以借助视频设备；


7. 明确会议议事规则；


8. 会议要有记要；


9. 会后要有总结，提炼结论。